Coronavirus

Team Kommunikation

Informationen zur Pandemievorsorge in der SIZ (aktualisiert am 06.04.2020)

- Rechts finden Sie die folgenden Informationen noch einmal als PDF zum Herunterladen. -

 

Liebe Kunden,

das Business Continuity Management (BCM) bzw. das Notfallmanagement ist für uns von elementarer Bedeutung.
Ziel des Notfallmanagements ist es, Vorkehrungen für den Notfall zu treffen, damit die kritischen und hochkritischen Geschäftsprozesse auch dann noch im erforderlichen Umfang funktionieren.

Das Notfallmanagement ist in der SIZ bereits seit 2009 fest etabliert. Ein Notfallbeauftragter unterstützt und berät die Geschäftsleitung in ihrer Verantwortung für ein ordnungsgemäßes Notfallmanagement. Es wurden Notfallpläne erstellt, die insbesondere auch Notfälle behandeln, die aufgrund von Personalausfall entstehen. In einem Pandemie-Notfallplan sind die Notfallszenarien, die auf Personalausfall basieren, weiter verfeinert worden. Dabei werden auch die Dienstleister und Lieferanten, welche für die kritischen und hochkritischen Geschäftsprozesse relevant sind, berücksichtigt.

Die SIZ hat frühzeitig auf die Ausbreitung des Coronavirus (SARSCoV-2/COVID-19) reagiert. So wurden sowohl die existierende Pandemieplanung als auch die Zusammensetzung des Krisenstabes auf die vorliegende Spezialsituation angepasst.

Der Krisenstab tagt derzeit mindestens zweimal wöchentlich. Darüber hinaus sind die Krisenstabsmitglieder in ständigem Austausch, um aufkommende Fragestellungen zu diskutieren und angemessene Maßnahmen zu beschließen und umzusetzen.
Die Pandemie-Planung der SIZ sieht vier Phasen vor:

  • Phase I
    Vorwarnstufe, Vorbereitungsphase, präventive Phase, ohne akute Bedrohung.
  • Phase II
    Der Pandemiefall wurde von den zuständigen (Bundes)Behörden/Ämtern ausgerufen.
  • Phase III
    Die Pandemie hat das SIZ erfasst: viele SIZ-Mitarbeitende sind erkrankt.
  • Phase W
    Wiederanlauf, Übergang zur Normalität.

Die Phasen I bis III bauen im Sinne einer Verschärfung der Situation aufeinander auf. Maßnahmen der minderkritischen Phasen bleiben, soweit sinnvoll, auch in den kritischeren Phasen in Kraft.
Die Phasen werden durch den SIZ-Krisenstab ausgerufen bzw. festgelegt. Dabei werden Informationen der Behörden berücksichtigt.

Seit dem 13.03.2020 befindet sich die SIZ in Phase II. Allerdings sind auch schon weitergehende Maßnahmen zur Vorbereitung auf die Phase III ergriffen worden.

Im Rahmen der Pandemievorsorgemaßnahmen wurden unter anderem folgende Maßnahmen umgesetzt (Auszug):

Bereitstellung von Informationsmaterial für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter:

  • Pandemieplanung der SIZ GmbH und
  • nützliche Zusatzinformationen vom Robert Koch-Institut, vom Bundesministerium für Gesundheit usw.


Anpassung der Regelungen zu Dienstreisen:

    • Alle Mitarbeitenden sind angewiesen, Dienstreisen zu unterlassen.
      In Absprache mit den Kunden wird eruiert, ob alternativ auf eine Web-Konferenz oder eine Telefonkonferenz zurückgegriffen werden kann.


    Überarbeitung der Home-Office-Regelungen:

    • Alle Mitarbeitenden werden gebeten, möglichst im Home-Office zu arbeiten.
      Flankierend hierzu wurden eine Reihe von Regelungen und Benutzungshinweise für die Heimarbeit entwickelt und an die Mitarbeiter kommuniziert.
      Diese Regelungen haben zum Ziel, die Mitarbeiter bei Ihrer Arbeit im häuslichen Umfeld bestmöglich zu unterstützen, eine Überlastung von kritischen Ressourcen möglichst zu vermeiden und den etablierten Standard in Bezug auf Informationssicherheit und Datenschutz zu gewährleisten. Zusätzlich wurden die Mitarbeitenden sensibilisiert und noch einmal an die in diesem Umfeld besonders wichtigen Arbeitsanweisungen „Regelungen zum Umgang mit sensitiven Informationen“ und „Regelungen zur mobilen Arbeit“ erinnert.
    • Für die Bereiche, in denen auf eine vor-Ort-Präsenz in unseren Lokationen nicht gänzlich verzichtet werden kann, wurden die betroffenen Teams aufgeteilt, um über einen wechselseitigen Betrieb und minimale Vor-Ort-Präsenz das Ansteckungsrisiko noch weiter zu reduzieren und einen kontinuierlichen Betrieb sicherzustellen.
    • Allen Mitarbeitenden wurde empfohlen, wenn immer möglich, auf die Nutzung eines Fahrstuhles zu verzichten. Nach Auskunft des Gesundheitsamtes Bonn ist die Nutzung eines Fahrstuhles mit höheren Ansteckungsrisiken verbunden als die eines Treppenhauses.

    Regelgungen für Besucher:

    •  Es wurde ein Besuchsverbot für alle Geschäftsstellen und an der Hauptstelle in Bonn erlassen.


    Reaktion auf Verdachtsfälle (Kontakt zu potentiell Infizierten) oder auf die Rückkehr von Mitarbeitenden von einer Reise aus einem Risikogebiet:

    • Die Mitarbeitenden wurden gebeten, Ihre Führungskraft zeitnah über das Vorliegen solcher Situationen zu informieren. In diesen Fällen wird entschieden, ob diese Mitarbeitenden zunächst zwei Wochen zu Hause bleiben und falls möglich von dort aus arbeiten.

    Uns liegt die Gesundheit Ihrer und unserer Mitarbeitenden sehr am Herzen. Sollte daher einer unserer Mitarbeitenden nachweisbar mit dem Coronavirus infiziert worden sein und hatte dieser Mitarbeitende in dem Zeitraum, in dem er möglicherweise ansteckend war, persönlichen Kontakt mit Mitarbeitenden einer unserer Kunden, so werden die betroffenen Kunden selbstverständlich zeitnah darüber informiert.

    Oberste Ziele unserer Maßnahmen zum Umgang mit der Corona-Pandemie sind die Einhaltung der SLAs mit unseren Kunden sowie die Gesundheit der SIZ-Mitarbeitenden und der Mitarbeitenden unserer Kunden. Darüber hinaus bemühen wir uns natürlich, alle weiteren Dienstleistungen und Kundenanfragen in dem gewohnten Zeitrahmen zu leisten bzw. zu beantworten. Wir bitten jedoch um Verständnis, falls es in Folge von Personalengpässen zu Umpriorisierungen von Aufgaben und damit zu Verzögerungen in diesen „minderkritischen“ Bereichen kommen sollte.

    Über Änderungen in unserer Lageeinschätzung und bei unserem Maßnahmenbündel werden wir Sie, wie bisher, zeitnah informieren. Entsprechend wird die Website fortlaufend angepasst.

    Wir hoffen, mit unserem Handeln den Grundstock legen zu können, mit Ihnen zusammen die Corona-Pandemie erfolgreich zu meistern und gesund zu überstehen.

    In diesem Sinne wünschen wir Ihnen von Herzen: Bleiben Sie gesund!

     

    Freundlich grüßt Sie

    SIZ GmbH

    Jens Bartelt                            Benno Rieger
    SIZ-Geschäftsführung