Notfallübungen planen und meistern

Die Aufrechterhaltung wesentlicher Geschäftsfunktionen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor in Ausnahmesituationen und Notfällen. Will ein Unternehmen  kritischen Unterbrechungen und deren möglichen Folgen erfolgreich begegnen können, müssen Notfallverfahren und deren Wirksamkeit bekannt sein und beherrscht werden. Hierzu sind Notfallübungen notwendig.

Notfallübungen sind kein Selbstzweck, sie nutzen dem Unternehmen unmittelbar! Einige dieser Übungen, wie beispielsweise die der Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk), werden sogar vom Gesetzgeber gefordert.

Im Ernstfall den Schaden begrenzen

Jeder Notfall ist eine mehr oder minder schwere Ausnahmesituation für alle Beteiligten (Mitarbeiter, Partner wie Kunden). Die normalen Verfahren und Hilfsmittel (zum Beispiel die IT) stehen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Räume, Personal und Dienstleister sind eventuell nicht wie gewohnt vorhanden. Im Ernstfall, also in tatsächlichen Ausnahmesituationen, sollen die Auswirkungen jedoch in einem möglichst tolerierbaren Rahmen gehalten werden.

Im Notfall bleibt in der Regel keine Zeit für klärende oder organisatorische Diskussionen - die grundsätzlichen Antworten müssen im Rahmen eines Geschäftsfortführungsplans vorgedacht und kurzfristig ausführbar sein:

1. Was (wer) ist betroffen (also: was genau geht nicht mehr wie im Regelfall)?
2. Wie wichtig ist der betroffene Bereich (für den Unternehmenserfolg /-image)?
3. Wie kann im konkreten Notfall weiter gearbeitet werden (Ausweichlösung)?
4. Was muss sofort getan werden - wer tut es?
5. Wie lange kann die Ausweichlösung akzeptiert werden?
6. Wann und wie kommen wir in den normalen Geschäftsbetrieb zurück?  

Erst die Übung macht den Meister

Egal wie gut ein Geschäftsfortführungsplan ist: Ohne regelmäßige Übungen ist der Nutzen erheblich eingeschränkt. Durch Notfallübungen wird nicht nur der Umgang mit der Notfallsituation selbst geübt. Es ergeben sich darüber hinaus wichtige Erkenntnisse für die kontinuierliche Verbesserung des Geschäftsfortführungsplans.

Auswahl und Angemessenheit!

Nicht für alle Geschäftsfunktionen können alle denkbaren Notfallübungen tatsächlich auch praktisch durchgeführt werden. Dies wäre zu aufwändig und wirtschaftlich schwer zu rechtfertigen. Die Notfallübungen müssen sich an der Realität der Geschäftsprozesse und am Ausfallrisiko orientieren. Dies betrifft den Detaillierungsgrad der Planung, die Art der Übung (Praxistest, Planspiel oder Dokumentenstudium, so genannte "Table-Top-Test") und den notwendigen Rhythmus zur Wiederholung der Übungen.